Verbesserte Kommunikation dank Digitalisierung

Der SHK-Betrieb H. Knapmeier aus Bielefeld will sich digitaler aufstellen. Im Anwenderbericht von Label Software lobt Juniorchef Pascal Knapmeier die App "Label Mobile".

Es ist die klassische Aufgabenteilung im Handwerk: Die Monteure schreiben das verbrauchte Material und ihre Stunden auf einen Zettel. Anschließend übertragen die Mitarbeiter im Büro die handschriftlichen Notizen in den Computer. Die H. Knapmeier GmbH will zeitraubenden Abläufen, die sich über Jahre verfestigt haben, ein Ende setzen und bestehende Software-Lösungen besser nutzen. "Wir stellen gerade unsere betrieblichen Abläufe nach und nach auf den Prüfstand und schauen, an welchen Stellen wir noch digitaler werden können", sagt Juniorchef Pascal Knapmeier. Der SHK-Betrieb aus Bielefeld nutze bereits seit 1999 die Handwerkersoftware "Labelwin" der Label Software Gerald Bax GmbH. Mit der dazugehörigen App "Label Mobile" arbeite man seit 2022.

Digitale Zeiterfassung per App

Pascal Knapmeier, Juniorchef der H. Knapmeier GmbH aus Bielefeld Foto: © H. Knapmeier GmbH

Sein Ziel: Selbstständigeres Arbeiten der Monteure und dadurch Zeitersparnis für die Mitarbeiter im Büro. Als eine der ersten Maßnahmen hat das SHK-Unternehmen die digitale Zeiterfassung eingeführt, so Pascal Knapmeier. Die Monteure können die Arbeits- und Rüstzeiten sowie Überstunden und Schmutzzulage nun über die Leistungserfassung der App eintragen. Die Zahlen werden automatisch in den entsprechenden Auftrag im Programm "Labelwin" übernommen. "Dadurch sparen wir uns sehr viel Zeit im Büro – und viel Stress", erklärt der SHK-Meister. Der abschließende Bericht werde dem Kunden nach der Ausführung der Arbeiten digital vorgelegt und könne von ihm direkt unterschrieben werden. "Dieses unterzeichnete Dokument ist danach automatisch jederzeit abrufbar in der Software gespeichert."

Stunden aufs jeweilige Projekt buchen

Dank der digitalen Zeiterfassung hat der Handwerksbetrieb jederzeit einen tagesaktuellen Stand, indem die Stunden der Monteure direkt auf das jeweilige Projekt gebucht werden können. So lässt sich schnell nachvollziehen, wie viel der einkalkulierten Arbeitszeit die Monteure bereits verbraucht haben. Dieses Wissen kann sich zusätzlich positiv auf die Kundenbeziehung auswirken. Drohen die prognostizierten Kosten etwa wegen unvorhersehbarer Arbeiten aus dem Ruder zu laufen, kann der Auftraggeber frühzeitig kontaktiert werden. "Dadurch hat man schon vor der Rechnungsstellung die Kommunikation und der Kunde fällt nicht aus allen Wolken."

Bessere interne Kommunikation

Die Einführung der App vereinfacht nach Pascal Knapmeiers Erfahrungen auch die interne Kommunikation zwischen den Monteuren und den Mitarbeitern im Büro. Alle Informationen, die bei der Annahme des Auftrags im Gespräch mit den Kunden gesammelt worden sind, können hinterlegt werden. "Sie stehen dem Monteur mobil zur Verfügung, so dass ich vorab nicht viel erklären muss."

In die App Label Mobile können die Monteure ihre Stunden, aber auch Rüst- und Fahrtzeiten eintragen. Außerdem können Fotos, Zeichnungen und Skizzen hochgeladen und dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden. Foto: © Label Software Gerald Bax GmbH

Zudem können die Mitarbeiter dem Logbuch in der App entnehmen, welche Störungen oder anderen Probleme beim Kunden in der Vergangenheit aufgetreten sind und passende Ersatzteile auswählen. "Damit haben sie schon vor dem Betreten des Hauses ein besseres Bild von der Lage."

Ebenfalls hilfreich: Digitale Karteikarten, auf denen die Herstellernummer des Heizgeräts und die Nummern der dazugehörigen Ersatz- und Verschleißteile notiert sind, ermöglichen den Monteuren die eigenständige Planung routinemäßiger Wartungen.

Fotos, Zeichnungen und Skizzen hochladen 

Als eine "enorme Verbesserung" bezeichnet Pascal Knapmeier die Fotodokumentation per App. Die Monteure können ihre auf der Baustelle aufgenommenen Bilder, aber auch Zeichnungen oder handschriftlichen Skizzen, hochladen und direkt dem entsprechenden Kundendienstauftrag oder Projekt zuweisen. Das Material steht sowohl den Nutzern der App als auch den Nutzern der Handwerkersoftware auf dem Rechner im Betrieb zur Verfügung. Bei Rückfragen eines Kunden dient die Fotodokumentation als Unterstützung. "Das macht es für die Kollegen im Büro einfacher, weil sie dann nicht noch einmal bei den Monteuren recherchieren müssen, was Sache ist."

Entlastung für Büro und Monteure

Die digitale Prozessoptimierung schreitet bei der H. Knapmeier GmbH voran. "Der Abstimmungsaufwand zwischen Büro und Monteuren konnte stark gesenkt werden, was zur Entlastung auf beiden Seiten führt", zieht Juniorchef Pascal Knapmeier als ein wichtiges Fazit. Auch die Kommunikation mit den Kunden werde einfacher und transparenter. "Das führt zu einer guten Kundenbindung und spart uns zudem viel Zeit!"

Quelle: Label Software Gerald Bax GmbH

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