Was man auf der Rechnung haben muss

Ein wesentlicher Schritt, dass der Kunde zahlt, ist die korrekt gestellte Rechnung. Ärgerlich, wenn hier etwas moniert wird und man länger als nötig auf sein Geld warten muss. Nicht weniger wichtig: Kommt es zu einer Betriebsprüfung, muss die eigene Rechnungsstellung den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Dass die Preise der Dienstleistung oder Lieferung korrekt angegeben und addiert sind, ist die Grundvoraussetzung für eine einwandfreie Rechnung. Darauf schaut der Kunde ebenso wie der Leistungserbringer – hierauf liegt zu Recht die volle Aufmerksamkeit. Doch es gibt noch eine Reihe formaler Anforderungen, sogenannte Pflichtangaben, die man mitunter nicht so sehr im Blick hat.

Wer hat was wem berechnet?

So muss aus jeder Rechnung hervorgehen, wer wem was berechnet. Das heißt, sowohl Kunde als auch Leistungserbringer sind mit Namen und vollständiger Anschrift aufzuführen. Bei Firmenkunden kommt es auf die richtige Unternehmensbezeichnung, einschließlich Rechtsform an. Ist sie fehlerhaft, lehnt die Buchhaltung oft die Bearbeitung der Rechnung ab, bis die Korrektur vorliegt. Nur bei Kleinbeträgen bis 250 Euro kann auf Namen und Anschrift des Kunden verzichtet werden.

Damit nachvollziehbar ist, wie der Rechnungsbetrag vom Zahlungsempfänger steuerlich behandelt wird, zum Beispiel ob die berechnete Umsatzsteuer auch ans Finanzamt abgeführt wird, muss auf der Rechnung dessen Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben sein. Eine von beiden genügt – welche, darf der Rechnungssteller wählen.

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Fortlaufende Rechnungsnummern

Um die Betriebseinnahmen besser überblicken zu können, bestehen die Finanzbehörden darauf, dass Rechnungsnummern fortlaufend vergeben werden. Wählt man sie willkürlich, setzt man sich dem Verdacht aus, dass manche Rechnungen nicht in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung einbezogen wurden.

Komplett lückenlos muss die Vergabe der Rechnungsnummern deshalb aber nicht sein. So ist es zum Beispiel gestattet, die Jahreszahl in die Rechnungsnummer zu integrieren, wodurch es zwangsläufig zu "Sprüngen" in der Nummernfolge kommen kann. Auf keinen Fall darf man dieselbe Rechnungsnummer für zwei unterschiedliche Rechnungen verwenden!

Schließlich benötigt jede korrekte Rechnung ein Ausstellungsdatum. Die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen wird damit jedoch nicht ausgelöst. Sie beginnt erst, wenn die Rechnung tatsächlich beim Kunden eingegangen ist.

Genaue Bezeichnung der Leistungen

Auch hinsichtlich der berechneten Leistung ist man in der Darstellung nicht völlig frei. Was berechnet wird, muss in Menge, Art und Umfang möglichst genau bezeichnet werden. Wenn die Leistungen in einem eigenen Vertrag aufgeführt sind, kann man auf diesen verweisen.

Notwendig ist zudem die Angabe des Leistungszeitpunkts oder -zeitraums. Eine Vereinbarung von Teilleistungszeiträumen wie zum Beispiel die monatliche Miete ist möglich. Die Summe der berechneten Waren und Dienstleistungen ohne Umsatzsteuer wird in der Rechnung als "Entgelt" bezeichnet und gehört ebenso zu den Pflichtangaben wie der geltende Umsatzsteuersatz und der Steuerbetrag.