Mitarbeitergespräche: Worauf Sie achten sollten!

Einmal im Jahr, besser sogar zweimal, sollte sich ein Vorgesetzter mit jedem seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusammensetzen und ganz in Ruhe unter vier Augen reden. Ein Gesprächsleitfaden.

Dieser Artikel gehört zum Themen-Special Was Sie als Chef im Handwerk wissen müssen

Heute ist es wichtiger denn je, gute Mitarbeiter an den Betrieb zu binden. Dabei helfen auch regelmäßige Mitarbeitergespräche, bei denen man sich mal ganz in Ruhe austauschen und gegenseitig Feedback geben kann. 

Ganz ohne störendes Telefonklingeln und Zwischenfragen von Kolleginnen und Kollegen sollten solche Mitarbeitergespräche stattfinden, rät Ingrid Czulkies, Betriebsberaterin der Handwerkskammer Düsseldorf. Es muss vorbereitet werden, nimmt pro Termin mindestens eine Stunde Zeit in Anspruch und es müssen vielleicht auch mal unangenehme Dinge zur Sprache kommen. "Und wer mit seinen Mitarbeitern Ziele vereinbart, muss sich erst einmal selbst über die Unternehmensziele klar sein."

Dieser Aufwand könne sich lohnen, findet Ingrid Czulkies, denn: "Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfahren in dem Gespräch, worauf es im Betrieb ankommt, sie erkennen ihre eigenen Stärken und Schwächen, und sie werden dadurch motiviert, weil sie auch mal ihre eigenen Wünsche und Vorstellungen in Ruhe formulieren können". Und zwar alle – vom Gesellen bis zum Meister.

Mitarbeitergespräche sollten sachlich bleiben

Foto: ©racorn/123RF.com

Um das zu ermöglichen, sollten die Chefin oder der Chef den Mitarbeiter unbedingt zwei bis drei Wochen vorher schriftlich einladen und um Themenvorschläge für das Gespräch bitten. Auch der Fragenkatalog und ein leerer Beurteilungsbogen (bei einem Beurteilungsgespräch) sollten ihm zugehen, damit er oder sie sich vorbereiten kann.

So ein Mitarbeitergespräch muss so sachlich wie möglich ablaufen und einigermaßen objektiv sein, auch wenn der Nasenfaktor immer eine Rolle spielt. Hilfreich ist ein systematischer Gesprächsleitfaden, an dem sich Chef und Mitarbeiter entlang hangeln können.

Dann besteht bei ruhigen Mitarbeitern nicht die Gefahr, dass die Unterhaltung ins Stocken gerät und eine Quasselstrippe kann den Chef nicht so leicht vom Thema abbringen, so Czulkies. Am Ende sollen beide Seiten  zufrieden aus dem Gespräch herausgehen.

Checkliste: Ablauf eines Mitarbeitergesprächs

• Ergebnisse Zunächst geht es um eine Bestandsaufnahme der vorangegangenen Periode, zum Beispiel über Arbeitsergebnisse, den Grad der Zielerreichung, fördernde und hemmende Faktoren. Auch Stärken und Schwächen und Verbesserungsmöglichkeiten müssen besprochen werden.
• Zielvereinbarung Es wird die kommende Periode geplant: Ziele der Abteilung, Ziele des Mitarbeiters, Rahmenbedingungen und Unterstützungsmöglichkeiten.
• Förderung/Entwicklung Qualifizierungsbedarf, Entwicklungsmaßnahmen, berufliche Perspektiven.
• Gesprächsabschluss Das Ergebnis wird dokumentiert, Absprachen und Vereinbarungen werden getroffen und offene Fragen geklärt.

Fragenkatalog für das Jahresgespräch

Dieser Fragebogen (der natürlich individuell auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens angewandelt werden sollte) muss dem Mitarbeiter rechtzeitig vor dem Gespräch zugehen, damit er sich vorbereiten kann. 

Als Vorbereitung auf das Jahresgespräch am ..................... um .......... Uhr in .......................................... bitte ich Sie, sich anhand der nachfolgenden Fragen Gedanken zu machen zu:

- Ihren Leistungen im vergangenen Jahr
- Ihrem Entwicklungsbedarf
- den Zielen für das nächste Jahr

Bitte geben Sie mir bis .................................... eine Kopie der ausgefüllten Vorbereitungsunterlage.

Aufgaben

- Beschreiben Sie die Hauptaufgaben des vergangenen Jahres.
- Welche grundsätzlichen Aufgaben haben Sie im vergangenen Jahr neu übernommen.
- Welche dieser Aufgaben sind gut erledigt worden und warum?
- Welche dieser Aufgaben wurden nicht so gut erledigt und woran hat dies gelegen?
- Welche dieser Aufgaben machen Ihnen viel Spaß und welche bearbeiten Sie weniger gerne?

Stärken und Entwicklungsbedarf / äußere Faktoren

- Welche Faktoren - persönlich und auch außerhalb der eigenen Person - haben Ihnen geholfen, gute Leistungen zu erzielen?
- Welche Faktoren - persönlich und auch außerhalb der eigenen Person - haben gute Leistungen behindert?
- Was macht Sie zufrieden und was erzeugt Frust?

Entwicklungsbedarf / Ziele für das nächste Jahr

- Welche Ziele haben Sie sich für Ihre persönliche Entwicklung gesetzt und welche Maßnahmen sind zu deren Erreichung wichtig?
- Wo sehen Sie die Veränderungen Ihres Aufgabenbereichs im kommenden Jahr und wo müssen deshalb Schwerpunkte gesetzt werden?
- In welchem Aufgabenbereich möchten Sie im nächsten Jahr Schwerpunkte setzen und warum?

Sonstiges

- Welche Erwartungen haben Sie an mich, Ihren Vorgesetzten?
- Über welche Dinge möchten Sie sonst noch sprechen?

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