Handwerk: Digitalisierung im Büro nimmt Fahrt auf

Auch wenn sie sich nur schwer von der Papierablage trennen: Die meisten Handwerksbetriebe investieren in digitale Lösungen in kaufmännischen Bereichen. Besonders aktiv sind jüngere Handwerksunternehmer und Großstädter.

Digitale Lösungen sind in den meisten Handwerksbetrieben inzwischen Alltag. Das gilt auch fürs Büro. Etwas mehr als 20 Prozent der Betriebe wollen sich bei kaufmännischen Prozessen digitaler aufstellen.

Es sind vor allem die jüngeren Handwerksunternehmer unter 40 und solche in den Großstädten, die in digitale Lösungen investieren wollen, um irgendwann ganz auf Papier zu verzichten. Außerdem sind eher größere Betriebe mit mehr als zehn Mitarbeitern bereit, in IT zu investieren.

Laut der Studie setzen inzwischen fast 90 Prozent der Handwerksbetriebe auf digitale Lösungen in ihren internen (kaufmännischen) Prozessen. Foto: © DATEV eG

Das geht aus der Studie zur Digitalisierung im Handwerk hervor, die der IT-Dienstleister Datev eG gemeinsam mit der Zeitschrift "handwerk magazin", erstellt und vor der Presse in München vorgestellt hat. Einige Vorreiter haben sogar Plattformökonomie und Künstliche Intelligenz im Blick.

Handwerk in einer Übergangsphase

"Das Handwerk befindet sich in einer Übergangsphase, weg von digitalen Insellösungen und meist mit Papier verbundenen Medienbrüchen, hin zu durchgängig digitalen Prozessen im kaufmännischen Bereich", berichtete Stefan Wunram, Chefberater Strategische Entwicklung der Datev. "Es geht um die Frage eines durchgehenden digitalen Workflows", so Wunram.

Die größte Hürde ist nicht die Umsetzung

Nicht die Umsetzung sei übrigens das Problem. Die größte Hürde sei aktuell, dass die Unternehmen die Effizienzvorteile erkennen, die die Digitalisierung bietet. 

In Handwerksbetrieben, für die IT-Investitionen geplant sind, werden kaufmännische Belege häufiger digital oder sogar ausschließlich digital archiviert als in Betrieben, für die keine Investitionen in IT-Technik oder -Lösungen vorgesehen sind. Foto: © DATEV eG

Über 80 Prozent der Betriebe setzen laut der Studie auf digitale Lösungen in der Kommunikation und den internen kaufmännischen Prozessen. "22 Prozent streben nun allerdings die nächste Stufe der Digitalisierung an", so Wunram. In diesen Betrieben soll in den kommenden zwölf Monaten in digitale Technik investiert werden.

Die Betriebe wollen die digitale Integration der in ihren Betriebenen vorhandenen Lösungen vorantreiben. "Sie bauen damit ihren Wettbewerbsvorteil weiter aus, denn sie haben ohnehin schon einen höheren Digitalisierungsgrad als der Durchschnitt der Betriebe im Handwerk", so Wunram.

Immer noch die Regel: Regale voller Ordner

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Der Alltag in den meisten Betrieben ist allerdings noch, dass die Regale voller Ordner stehen. Kaufmännische Unterlagen wie Rechnungen, Quittungen oder Auftragsbestätigungen werden bei 38 Prozent der Unternehmen ausschließlich auf Papier archiviert.

56 Prozent fahren zweigleisig, archivieren also auf Papier und digital und nur fünf Prozent gaben an, dass sie auf Ordner verzichten und ausschließlich digital archivieren.

Handwerksbetriebe, die IT-Investitionen planern, sind da ein wenig weiter. Von ihnen archivieren bereits neun Prozent ihre kaufmännischen Belege ausschließlich digital.

Kleine Betriebe stecken noch in der Welt der Papierbelege

Es sind vor allem größere Betriebe, die bereits komplett auf digitale Archivierung setzen – bei denjenigen mit mindestens 20 Mitarbeitern sind es sieben Prozent.

Das ersetzende Scannen spielt demnach nur bei etwa einem Viertel der digital archivierenden Betriebe eine Rolle. Rund die Hälfte der Befragten kennt die Vorgehensweise nicht. Beim dem dokumentierten Verfahren dürfen Papierbelege gescannt und dann entsorgt werden.

Ersetzendes Scannen: Hoher Informationsbedarf

"Beim Thema ersetzendes Scannen gibt es offensichtlich zum einen noch Informationsbedarf und zum anderen viel Potenzial für Verbesserungen bei der effizienten Abwicklung der kaufmännischen Aufgaben", erklärte Wunram.

Erst 15 Prozent der Betriebe übermitteln ihre Belege ausschließlich digital an ihren Steuerberater, 59 Prozent überreichen dem Steuerberater "geordnete Papierbelege". Wunram: "Das geht auch effizienter. Hierzu sollten die Geschäftsführer und Inhaber im Handwerk dringend ihren Steuerberater oder ihre Steuerberaterin ansprechen."

Künstliche Intelligenz im Handwerk

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Die ersten Vorreiter im Handwerk beschäftigen sich mit Plattformökonomie und Künstlicher Intelligenz (KI). 85 Prozent der Befragten hatten allerdings in ihrem beruflichen Umfeld noch keine Berührungspunkte mit Künstlicher Intelligenz. Fünf Prozent haben sich damit schon beschäftigt und zehn Prozent hatten zwar schon damit zu tun, haben sich dann aber nicht näher damit beschäftigt. 

Von diesen 15 Prozent, die im beruflichen Umfeld schon mit KI zu tun hatten, erwarten 58 Prozent, dass das die Geschäftsmodelle grundlegend ändern wird. 20 Prozent gehen davon aus, dass KI ihre Geschäftsmodelle minimal verändern wkird. 22 Prozen wollen sich noch nicht festlegen oder erwarten keine Veränderung.

In der Studie wurde auch gefragt, ob die Betriebe bereits mit Online-Portalen zusammen arbeiten oder ob sie dort gelistet sind. Demnach nutzt aktuell nur jeder fünfte Betriebe Online-Portale (meist Google, Amazon und Ebay). 

Bei den bis 30-Jährigen sind 37 Prozent auf Portalen unterwegs, am ehesten auf Google, MyHammer und Ebay.

Verfahrensdokumentation: Kaum bekannt

Erstaunliches Ergebnis der Studie: Nur 26 Prozent der Unternehmen kennen den Begriff der Verfahrensdokumentation im Zusammenhang mit kaufmännischen Prozessen. Und das, obwohl es hier um eine rechtlich notwendige Veränderung geht (Stichwort GoBD). Auch hierbei gibt es eine Diskrepanz zwischen kleinen und größere Betrieben.

Nur 24 Prozent in Betrieben mit weniger als fünf Mitarbeitern, dafür 40 Prozent bei denen mit mehr als 20 Mitarbeitern, kennen das Thema.

Von denen, die den Begriff kennen, wissen 47 Prozent, dass die Verfahrensdokumentation im Rahmen der Tax-Compliance eine steuerstrafrechtliche Schutzfunktion entfalten kann.

Mindestens 56 Prozent der Betriebe haben erste Schritte zur Umsetzung der Verfahrensdokumenation in Planung und holen sich dafür Hilfe bei ihrem Steuerberater (36 Prozent) oder bei der Handwerkskammer oder Innung (21 Prozent).

Kassenführung: Neue Anforderungen

Auch das Thema Kassenführung beschäftigt und verunsichert die Handwerksbetriebe nach wie vor. Nur 48 Prozent fühlen sich bezüglich der neuen rechtlichen Anforderungen gut informiert.

Aber: Jeder zweite der befragten Betriebe hat sich ein neues Kassensystem gekauft (51 Prozent) und seine Mitarbeiter geschult (50 Prozent).  Nur zehn Prozent der Unternehmer haben keine Maßnahmen ergriffen.

 

Hintergrund: Für die Studie wurden im Oktober und November 2019 rund 1.000 Handwerker aller Branchen telefonisch befragt.  Zwei Drittel davon sind Inhaber oder Geschäftsführer eines Handwerksbetriebs.