Eine Hinweisgeber-Meldestelle wird bald für viele Betriebe Pflicht

In Kürze tritt das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft. Unternehmen ab 50 Beschäftigten müssen dann eine interne Meldestelle einrichten, an die sich Arbeitnehmer wenden können, die rechtliche Verstöße im Betrieb melden wollen. Ein Experte erklärt die Details.

Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt aller Voraussicht nach am 1. Januar 2023 in Kraft. Rechtsanwalt Dr. Jonas Krainbring erklärt, wen es betrifft und was dabei zu beachten ist.

Wer an Whistleblowing denkt, hat zunächst Edward Snowden oder Wikileaks im Kopf. Doch Whistleblowing umfasst auch das Melden von kleineren Straftaten und Verstößen. Der Begriff "Whistleblowing" geht auf die englische Formulierung "to blow the whistle" zurück und bedeutet sinngemäß "etwas aufdecken". Das Hinweisgeberschutzgesetz soll Whistleblower in deutschen Unternehmen, also Personen, die rechtliche Verstöße im Unternehmen melden, schützen. 

Wer ist betroffen und wann muss die Meldestelle eingerichtet werden?

In Deutschland müssen 2023 alle Unternehmen mit 50 und mehr Mitarbeitenden interne Whistleblowing-Meldestellen einrichten. Unternehmen im Finanzdienstleistungsbereich sowie Unternehmen mit 250 und mehr Beschäftigten müssen die Meldestelle bereits bis zum 1. Januar 2023 umsetzen. Wer 50 bis 249 Mitarbeitende beschäftigt, hat bis zum 17. Dezember 2023 Zeit. Besonders für kleinere Betriebe ist interessant, dass die Möglichkeit besteht, mit anderen Unternehmen eine "gemeinsame Meldestelle" zu betreiben und so Ressourcen zu sparen. 

Was kann gemeldet werden?

Mit rechtlichen Verstößen sind alle Strafnormen nach deutschem Recht und bußgeldbewehrte Verstöße gemeint. Hinweisgebende können zum Beispiel wichtige Informationen über den Arbeits- und Gesundheitsschutz, Mindestlohngesetzesverstöße, Geldwäscheaktivitäten sowie mangelhafte Qualitäts- und Sicherheitsstandards aufdecken. Sie sind mittels der Beweislastumkehr gegen Repressalien wie zum Beispiel Kündigung, Suspendierung, Rufschädigung oder Versagung von Beförderung geschützt und können sichergehen, dass ihre Hinweise vertraulich behandelt werden. Außerdem genießen sie Haftungsprivilegien und Anspruch auf Schadensersatz. So sollen Anreize geschaffen werden, um Rechtsverstöße intern zu melden.

Das müssen Unternehmen beachten

Unternehmerinnen und Unternehmer müssen sicherstellen, dass die Indentität des Hinweisgebers hoch vertraulich ist und grundsätzlich keinen unbefugten Personen offengelegt werden darf. Dabei spielt auch Datenschutz eine wichtige Rolle: Die Verarbeitung, Aufbewahrung und Löschung der Daten müssen DSGVO-konform umgesetzt werden. Des Weiteren sind Fristen bezüglich der eingegangenen Hinweise zu beachten: Innerhalb von sieben Tagen muss die zuständige Person den Eingang der Meldung bestätigen, sie prüfen und entsprechende Folgemaßnahmen in die Wege leiten. Spätestens nach drei Monaten müssen die Whistleblower über ergriffene Folgemaßnahmen informiert werden.

Und wer setzt das um?

Die Hinweise können über schriftliche, mündliche oder persönliche Meldekanäle übermittelt werden. Beispiele wären ein IT-gestütztes Hinweisgebersystem, Anrufbeantwortersysteme und persönliche Treffen. Wer die Meldungen letztlich bearbeitet, hängt von dem Unternehmen ab. Zwar ist es möglich, Angestellte neben ihrer offiziellen Tätigkeit als Meldestellenbeauftragte zu beschäftigen. Es muss jedoch sichergestellt werden, dass die zuständige Person die notwendige Fachkunde besitzt, unabhängig handeln kann und keine Interessenkonflikte bestehen. Die Rechtsanwaltskanzlei Wittig Ünalp empfiehlt deshalb, die Bearbeitung auf externe Anbieter auszulagern. 

Quelle: Wittig Ünalp Rechtsanwälte PartGmbB

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