iPad und Smartphone als steuerfreies Extra

Chefs können ihren Mitarbeitern Smartphones und Tablets steuerfrei zur Verfügung stellen. Bei den nächsten Lohnrunden eröffnen sich neue Möglichkeiten für steuerfreie Extras oder Gehaltsumwandlungen.

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern Smartphones und Tablets steuer- und abgabenfrei zur Verfügung stellen, sie dürfen sogar überwiegend privat genutzt werden. "Voraussetzung ist, dass die Geräte und Programme formal dem Arbeitsgeber gehören und auch im Betrieb eingesetzt werden", betont Steuerberater Klaus Zimmermann von der Wirtschaftskanzlei DHPG. Von Unterhaltungselektronik ohne konkreten geschäftlichen Bezug sollte man die Finger lassen. "Je offenkundiger der Entertainment-Faktor ist, desto kritischer werden Finanzbehörden nachfragen."

Indirekte Gehaltserhöhung

Die Geräte kann der Chef als indirekte Gehaltserhöhung zur Verfügung stellen. Das senkt die Lohnnebenkosten und die Beschäftigten werden von den privaten Kosten entlastet. Der Clou: Selbst eine rein private Nutzung der überlassenen Arbeitsmittel führt nicht zur Lohnsteuer- und Beitragspflicht.

Wann fällt Umsatzsteuer an?

Anders sieht es bei der Umsatzsteuer aus. Überlässt der Chef dem Mitarbeiter etwa ein iPad, obwohl der Arbeitnehmer es nicht für seine berufliche Tätigkeit benötigt, wird Umsatzsteuer fällig. Wenn das iPad aber aus überwiegend betrieblichem Interesse zur Verfügung gestellt wird, fällt keine Umsatzsteuer an, so Steuerberater Klaus Zimmermann. "Mit plausiblen Nachweisen wappnen sich Arbeitgeber vor kritischen Nachfragen der Finanzbehörden."

Zusatzkosten einkalkulieren

Arbeitgeber sollten die laufen Kosten im Auge behalten. "Die Vereinbarungen sollten sicherheitshalber immer eine Kostengrenze beinhalten", rät Zimmermann. Schnell würden Zusatzkosten wie Wartung, Reparaturen oder auch Finanzierungskosten und Abschreibungen vergessen. "Arbeitnehmer müssen sich darüber im Klaren sein, dass sie für steuer- und sozialversicherungsfreie Gehaltsbestandteile keine Rentenansprüche erwerben. Gerade umfangreiche Nutzungsüberlassungen können ihre Rentenerwartungen auf Dauer deutlich drücken."

Nur für Festangestellte

In jedem Fall sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer die gesetzlichen Freiräume nicht überstrapazieren. "Betriebsprüfer werden alle Formen der Entgeltoptimierung besonders genau unter die Lupe nehmen", so Zimmermann. Achtung: Die Regelungen gelten nur für Arbeitnehmerverhältnisse. Arbeitgeber, die auch ihren freien Mitarbeitern Telefone oder Computer kostenlos überlassen möchten, sollten die weitere Rechtsentwicklung aufmerksam verfolgen.

Checkliste: An diesen Kosten beteiligt sich der Fiskus!

Es spielt keine Rolle, ob das Equipment gekauft, geleast oder gemietet ist. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber Rechnungsempfänger ist. Höchstgrenzen sieht der Gesetzgeber nicht vor.