Der gelbe Schein ist bald Geschichte. Schon jetzt übermitteln Praxen AU-Daten elektronisch an die Krankenkassen. Ab 2023 rufen Arbeitgeber die Informationen dort elektronisch ab.

Der gelbe Schein ist bald Geschichte. Schon jetzt übermitteln Praxen AU-Daten elektronisch an die Krankenkassen. Ab 2023 rufen Arbeitgeber die Informationen dort elektronisch ab. (Foto: © akkamulator/123RF.com)

eAU: Ab 2023 für alle Arbeitgeber Pflicht

Betriebsführung

Ab Januar 2023 können Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer Beschäftigten nur noch elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. So funktioniert der Umstieg auf das eAU-Verfahren.

Seit einigen Monaten bekommen gesetzlich Versicherte bei einer Krankschreibung nur noch zwei "gelbe Scheine" von der Praxis ausgehändigt. Eine Ausfertigung für den Arbeitgeber und eine für sie selbst. Die Meldung der Arbeitsunfähigkeit (AU) an die Krankenkasse übernimmt bereits die Arztpraxis auf digitalem Weg. Bis Jahresende 2022 müssen alle Praxen auf das elektronische Verfahren umgestellt habe.

Danach folgt der nächste große Schritt und der betrifft alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber: Die digitale Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten von den Krankenkassen an die Unternehmen. Ab dem 1. Januar 2023 werden alle Arbeitgeber in das elektronische Verfahren, die eAU, eingebunden werden. Sie erhalten die AU-Daten nur noch elektronisch, indem sie sie bei den Krankenkassen ihrer Beschäftigten abrufen.

Der Start für die Einbindung der Arbeitgeber war ursprünglich schon für den 1. Juli 2022 vorgesehen, wurde dann aber vom Gesetzgeber auf den 1. Januar 2023 verschoben. Es gab Probleme in der Pilotphase bei der Übermittlung der Daten von den Arztpraxen an die Krankenkassen.

Das fehlerfreie Funktionieren des Verfahrens ist aber sowohl für die Betriebe als auch für die Beschäftigten wichtig – etwa für die Berechnung der Entgeltfortzahlung oder des Krankengeldes. Immerhin werden jedes Jahr rund 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen unter Beteiligung von über 100 Krankenkassen ausgestellt.

Überblick

Wie geht es weiter für die Arbeitgeber?

Bis Ende 2022 müssen Vertragsärzte neben der Übermittlung der eAU an die Krankenversicherung eine Papierbescheinigung für die Patientinnen und Patienten ausstellen. Die Erkrankten wiederum müssen den gelben Schein bis einschließlich 31. Dezember 2022 wie gehabt an ihren Arbeitgeber weiterleiten. Ab dem 1. Januar 2023 rufen Arbeitgebende die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer Beschäftigten bei deren Krankenkassen nur noch elektronisch ab. Auch bei Minijobbern ist eine eAU-Anfrage an die Krankenkasse möglich.

Können Firmen früher in das eAU-Verfahren einsteigen?

Seit Januar 2022 läuft ein Pilotverfahren für Betriebe: Wer technisch dazu in der Lage ist und das möchte, kann die Arbeitsunfähigkeitsdaten seiner Beschäftigten bereits jetzt bei deren Krankenkasse elektronisch abrufen. Vor dem Jahreswechsel werden die Krankenkassen Seminare für Arbeitgeber anbieten. Die IKK classic zum Beispiel bietet am 11. Oktober ein Onlineseminar an.

Welche Vorteile bietet die eAU?

Für Betriebe bietet die Umstellung auf die eAU verschiedene Vorteile: Zum Beispiel wird die eAU sicher und schnell an die Krankenversicherung und an die Firma übertragen. "Betriebe erhalten die eAU unmittelbar nach der Ausstellung, sodass der Krankenstand schneller in der Arbeitsplanung berücksichtigt werden kann", sagt Stefan Schellberg, Chief Digital Officer bei der IKK classic. Die eAU ermögliche zudem eine lückenlose Dokumentation der Krankheitszeiten.

Was ist bei einer Internetstörung?

Sollte es einmal eine Störung, zum Beispiel einen Internetausfall geben, dann kann der Arzt auch wieder einen gelben Schein statt einer eAU ausstellen.

Wie läuft die Umstellung ab?

Nachdem die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer im Betrieb Bescheid gesagt hat, dass er oder sie krankheitsbedingt ausfällt, entscheidet der Arbeitgeber, ob er die Daten von der Krankenversicherung elektronisch abruft. Wer die Daten benötigt, der bekommt sie ab 2023 nur noch elektronisch.

"Ein Abruf der eAU bei der Krankenkasse darf nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung erfolgen. Arbeitgeber müssen eine für diesen Zweck zugelassene und datenschutzkonforme Software verwenden", so IKK classic-Experte Schellberg.

Wenn der oder die Beschäftigte bereits Sozialleistungen wie Kranken-, Verletzten- oder Übergangsgeld bezieht ist ein Abruf von Daten nicht erforderlich. Wer aber Informationen zu weiterer AU erhalten möchte, kann dann eine "elektronische Anfrage zum Ende einer Geldleistung" an die Krankenkasse stellen.

Was sind die technischen Voraussetzungen für das Verfahren?

Arbeitgeber oder deren Steuerberater brauchen dafür ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden dann über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung zur Verfügung gestellt.

Wann kann der Arbeitgeber AU-Daten abrufen?

Die Krankenkassen empfehlen, die AU-Daten frühestens ab dem fünften Kalendertag abzurufen, wenn der Betrieb drei Karenztage gewährt. Liegt eine Krankschreibung durch den Arzt bei der Krankenkasse vor, bekommt das Unternehmen alle relevanten Daten auf elektronischen Weg. Natürlich weiterhin ohne die Diagnose.

Die AU-Daten bei einer Folgebescheinigung sollte man frühestens einen Kalendertag nach dem bisherigen Ende der AU abrufen. Bei einer verfrühten Anfrage wird das Kennzeichen "4" zurückgemeldet: "eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor". Eine Anfrage kann auch storniert werden, wenn es noch keine Rückmeldung der Krankenkasse gibt.

Welche Daten können nicht elektronisch abgerufen werden?

Nicht abgerufen werden können bislang eAU-Daten zu einer stationären oder ambulanten Rehabilitations- oder Vorsorgemaßnahme. Außerdem können die Daten von einem Privatarzt oder einem Arzt im Ausland nicht abgerufen werden, weil sie den Krankenkassen nicht digital vorliegen.

Was ist mit privat Versicherten?

Das Abrufverfahren eAU gilt zwischen den Arbeitgebern und den gesetzlichen Krankenkassen. Arbeitgeber sollten bei den privaten Versicherungsgesellschaften nachfragen, wie sie Auskünfte erteilen.

Welche Daten werden übermittelt?

Die Krankenkassen senden nach der elektronischen Anfrage folgende Daten an die Arbeitgeber:

  • Namen des Beschäftigten
  • Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit
  • Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
  • Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
  • Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder auf den Folgen daraus beruht

Wichtig für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:

Beschäftigte sind aber auch nach Einführung des eAU-Verfahrens verpflichtet, dem Arbeitgeber unverzüglich den krankheitsbedingten Ausfall mitzuteilen, unabhängig vom Vorliegen der AU-Bescheinigung. Sie erhalten übrigens auch in Zukunft eine Bescheinigung der Krankschreibung auf Papier für ihre Unterlagen.

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Text: / handwerksblatt.de

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