Belege scannen statt abheften

Die Papierablage ist für viele Handwerksbetriebe immer noch ein notwendiges Übel. Jede Rechnung und jeden Brief über Jahre aufzubewahren, verursacht viel Arbeit und hohe Kosten. Es gibt eine Alternative: Scannen!

Auf 3,2 Milliarden Euro pro Jahr schätzt das Statistische Bundesamt bundesweit die Aufwendungen für das Aufbewahren von Papierrechnungen. Doch nun zeichnen sich Alternativen ab, berichtet Ina Görtz, Leiterin der Datev-Niederlassung in Düsseldorf: "Wer bei den Prozessen rund um das Scannen der alltäglichen Rechnungsbelege definierte Regeln einhält, kann das Papier danach wegwerfen und somit die Verwaltung seines Betriebs deutlich vereinfachen."

Digitale Kopien bestehen vor Gericht

Eine Studie des Instituts für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel und des IT-Dienstleisters Datev hat ergeben, dass digitale Kopien von Papierbelegen grundsätzlich ausreichen, um vor Gericht zu bestehen. Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg und an der Studie beteiligt, erklärt, dass schon heute in Ämtern und Gerichten viel mit Belegkopien gearbeitet werde.

Bringt mehr Vorteile, als Regalmeter zu sparen

Und ein Scan sei nichts anderes als eine elektronische Kopie. "Vor dem Hintergrund dieser Studie kann die Papierablage in Zukunft hoffentlich bald ganz eingestellt werden", so Görtz. Vor allem für den Mittelstand werde das ersetzende Beleg-Scannen künftig eine "enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bedeuten".

Die Umstellung der kaufmännischen Abläufe im Büroalltag auf digitale Prozesse kann noch mehr Vorteile bringen, als Regalmeter zu sparen und die Sucherei im Aktenordnerarchiv zu vermeiden. So lässt sich dadurch Zeit sparen und die Unternehmenssteuerung erheblich erleichtern – auch in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Dieser kann mithilfe digitaler Plattformen, wie zum Beispiel "Datev-Unternehmen online", viel schneller und einfacher als bisher auf die Daten des Unternehmens zugreifen und anstehende Aufgaben erledigen. Dadurch würden Unternehmer eine bessere Übersicht über ihre Unternehmenskennzahlen und die damit verbundenen kaufmännischen Prozesse erhalten.

"Aufgrund der besseren Übersicht lässt sich das generelle Insolvenzrisiko senken", so Görtz. Zudem bedeute eine virtuelle Büroorganisation unter Einsatz von digitalen Belegen und entsprechenden Softwarelösungen eine deutliche Arbeitserleichterung.

Dem papierlosen Betrieb ein gutes Stück näher kommen

Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband haben dazu eine Muster-Verfahrensdokumentation veröffentlicht. Sie bietet vor allem kleinen und mittleren Unternehmen ein strukturiertes Verfahren an, das für sie umsetzbar und praktikabel ist. In der Muster-Verfahrensdokumentation werden die Verfahrensschritte der Bearbeitung der Papierbelege vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung beschrieben. Außerdem werden weitere Anforderungen formuliert, wie etwa die Unterweisung der zuständigen Mitarbeiter, die Festlegung der für das Scannen verwendeten Hard- und Software, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte und die Anforderungen für ein internes Kontrollsystem.

Ina Görtz ist begeistert von den neuen Möglichkeiten für Handwerksbetriebe: "Noch sind wir nicht im papierlosen Büro angekommen, doch es ist ein gutes Stück näher gerückt."

Achtung: Um bei der Digitalisierung der Papierbelege auf der sicheren Seite zu sein, muss man ein paar Regeln beachten. So ist die Vor- und Nachbereitung wichtig. Vor allem muss die Frage nach der Echtheit des Scans zweifelsfrei beantwortet werden können. Tipps zum sicheren Scan- und Ablageprozess finden Sie hier.

Weitere Infos zur Muster-Verfahrensdokumentation.